Το e-mail είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας, που ο χαρακτηρισμός τους ως αποτελεσματικού ή όχι εξαρτάται από την χρήση του, κάτι σαν το μαχαίρι το οποίο μπορεί να σου εξασφαλίσει τροφή ή να σου αφαιρέσει την ζωή. Δεν υπάρχει αμφιβολία για την ευκολία και την ταχύτητα που προσφέρει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως δεν υπάρχει αμφιβολία για τις παρεξηγήσεις που μπορεί να δημιουργήσει. Και γιατί συμβαίνουν οι παρεξηγήσεις; Ο βασικότερος λόγος είναι ότι στο e-mail αποτυπώνουμε μόνο λέξεις χωρίς να μεταφέρουμε τον τόνο της φωνής και το ύφος μας. Λέξεις που δεν συνοδεύονται από το συναίσθημα που θέλουμε να μεταφέρουμε. Πως όμως μπορούμε να κάνουμε αυτό το μέσο επικοινωνίας περισσότερο χρηστικό, μειώνοντας τις πιθανότητες μιας παρεξήγησης ώστε να έχουμε αποτελεσματική επικοινωνία και να προστατεύσουμε την συμφωνία που επιθυμούμε να κάνουμε;
Εφόσον λοιπόν δεν μπορούμε να επικοινωνήσουμε διά ζώσης και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η μόνη μας επιλογή, ας φροντίσουμε η χρήση του να έχει να κάνει είτε για την σύνοψη της κατάστασης, είτε για το follow up των μέχρι μια δεδομένη χρονική στιγμή πεπραγμένων, ή την συγκέντρωση περισσότερων πληροφοριών. Εν συνεχεία και πριν συντάξουμε το κείμενο που θέλουμε να αποτελέσει την απάντηση μας ή την αφορμή της επικοινωνίας, χρήσιμο είναι να αναλογιστούμε την κατάσταση στην οποία βρίσκεται ο παραλήπτης ή στην οποία υποθέτουμε ότι βρίσκεται. Κάνοντας αυτή την σκέψη, βάζουμε τον εαυτό μας στην θέση του και αναρωτιόμαστε πως θα εκλαμβάναμε τα όσα επιθυμούμε να γράψουμε μας . Μ αυτό το τρόπο επηρεάζουμε τις πιθανότητες που μπορεί να υπάρχουν όσον αφορά την παρερμηνεία του μηνύματος που επιθυμούμε να στείλουμε.
Προκειμένου ένα e-mail να είναι αποτελεσματικό και στοχευμένο, θα πρέπει να είναι συνοπτικό, ώστε να μπορεί να διαβαστεί και να γίνει κατανοητό σε ένα ή δύο λεπτά . Το σημείο αυτό είναι κρίσιμο, διότι με την πίεση που υπάρχει στις σημερινές επιχειρήσεις, είναι δύσκολο να βρεθεί χρόνος να διαβαστεί ένα e- mail με μεγάλο κείμενο, με τις πιθανότητες να ξεκινήσει η ανάγνωση του με αρνητική διάθεση , να είναι μεγάλες. Όσο πιο απλό και σύντομο, τόσο το καλύτερο. Σε περίπτωση που λαμβάνουμε ένα mail στο οποίο πρέπει να απαντήσουμε, καλό είναι να γνωρίζουμε ότι καταρχήν δεν απαιτείται άμεση απάντηση. Είθισται να μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να απαντώνται εντός μίας ή δύο ημέρων, γεγονός που μας δίνει χρονικό περιθώριο για να διαβάσουμε ξανά και ξανά το περιεχόμενο του mail που έχουμε λάβει και να απαντήσουμε χωρίς να έχουμε παρασυρθεί από τις συναισθηματικές αντιδράσεις που μας έχει προκαλέσει. Μια υπό συνιαθσηματική φόρτιση απάντηση , συγκεντρώνει περισσότερες πιθανότητες να μετανιώσουμε γι αυτό που έχουμε γράψει. Αν ωστόσο βρισκόμαστε από την πλευρά του αποστολέα και επιθυμούμε να έχουμε κάποια απάντηση σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, καλό είναι να το δηλώνουμε στο μήνυμα μας, γράφοντας πόσο θα εκτιμούσαμε να είχαμε μια απάντηση έως και την τάδε ημέρα, ή αν θα ήταν εφικτή μια απάντηση μέχρι το τέλος της εβδομάδος κλπ, σημειώνοντας έτσι το από πλευράς μας αποδεκτό χρονικό περιθώριο στο οποίο αναμένουμε κάποια απάντηση. Χρήσιμο δε είναι να αποφεύγουμε την χρήση λέξεων που ενδέχεται να περιέχουν ή να ερμηνευτούν ως απειλή . Για παράδειγμα, αντί του “Εάν δεν γίνει αυτό , τότε θα …… ή εάν δεν απαντήσετε εντός δύο ημερών τότε…..” προτιμητέα είναι η φράση “Πολύ φοβάμαι πως η πέρα την τάδε ημερομηνία απάντηση σας μπορεί να προκαλέσει ……”.
Τέλος μεγάλο ρόλο παίζει και ο τρόπος που συντάσουμε το θέμα του μηνύματος καθώς και ο τρόπος που το κλείνουμε. Όπως ανωτέρω σημειώσαμε, η πίεση του σύγχρονου οικονομικού περιβάλλοντος και ο ολοένα αυξανόμενος όγκος δουλειάς, οδηγεί πολλά στελέχη στην επιλογή των mail που θα διαβάσουν πρώτα, αφού έχουν “σκανάρει’ του τίτλους τους στα εισερχόμενα. Ο τίτλος του μηνύματος μας αποτελεί και την πρώτη εντύπωση , την ευκαιρία να τραβήξει την προσοχή του αποδέκτη και να ξεχωρίσει ανάμεσα στα δεκάδες άλλα που δέχεται καθημερινά και τοι κλείσιμο την εντύπωση που τελικά θα μείνει. Καλό είναι να επιλέγουμε έναν τίτλο που να εμπλέκει τον αποδέκτη, και να κλείνουμε με ταπεινότητα και σεβασμό ώστε να εξαλείψουμε και την παραμικρή πιθανότητα να έχουν εκληφθεί τα γραφόμενα μας αρνητικά.
